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西安代理記賬推薦大家收藏財務部的5S管理,值得收藏。

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西安代理記賬推薦大家收藏財務部的5S管理,值得收藏。

發布日期:2018-05-11 作者: 點擊:

通常很多人認為5S活動對於工廠和車間的現場管理很有幫助,而對管理部門意義不大。通過大量的管理實踐,西安代理記賬認為5S活動對管理部門提高管理水平和工作效率有十分重要的意義,現在讓亚游集团重點探討一下5S活動在財務部門的應用。

財務部門5S活動的範圍

對於財務部門而言,5S活動的範圍包括4M1E,即:工作人員(Man)、辦公設備與工具(Machine)、辦公材料與對象(Material)、工作方法(Method)、辦公環境(Environment)。

其中,工作人員是指財務部門的工作人員以及與財務工作密切相關或對財務工作產生重大影響的人員;辦公設備與工具包括辦公桌、辦公椅、計算機、打印機、複印機、電話機、傳真機、打孔機、釘書機、計算器、算盤等財務人員籍以完成財務工作的設備和工具;辦公材料與對象包括財務信息、憑證、帳冊、報表、紙張、磁盤、油墨、墨水等;工作方法是指會計核算和財務管理的辦法和流程,如:如何受理審核單據、如何製證、如何審核憑證、如何登賬、如何製表、如何進行各類資產負債的管理、單據如何傳輸、信息如何流動、在流程中人員應如何做等等;辦公環境主要指辦公場所周圍及內部的條件,如:過道、廁所、門窗、地板、天花、燈光、溫度、濕度、汙染程度等條件。

整理(SEIRI)活動的中心內容是區分需要的和不需要的物品,以便去粕存精;整頓(SEITON)活動的中心內容是就是將有用的物品按照合理的次序擺放好,以提高工作效率;清掃(SEISOU)活動的中心內容是清除灰塵、汙垢、雜務、廢物和異物等,以保持現場的整潔幹淨;清潔(SEIKETO)活動的中心內容是通過標準化管理以維持整理、整頓、清掃後的最佳狀態;教養(SHITUKE)活動的中心內容是教育員工養成遵守5S規定和製度的習慣。

2

財務部門5S活動具體內容

(一)內部管理活動

1、人員

項  目內     容

整理

⑴    對通過視覺、聽覺、嗅覺、觸覺等途徑接受的信息加以甄別,區分真的與假的、善意的與惡意的、有用的與無用的等;

⑵    整理自己的工作方法、思維方式、生活態度、思想品德等內在涵養,區分好的與差的、先進的與落後的、積極的與消極的等;

⑶    檢查自己的著裝(鞋、帽、服裝、工作牌等)、語言、動作等外在表現,區分幹淨的與肮髒的、得體的與不合時的等;

整頓

⑷    對外來信息進行整頓加工,去偽存真,對有用信息分類陳列,以方便取用;

⑸    對自己的工作方法、思維方式、生活態度、思想品德等內在涵養中好的、先進的、積極的部分加以發揚,;

⑹    對自己的著裝、語言、動作等外在表現加以修飾,以健康的、得體的、美好的形象對外展示;

清掃

⑺    對外來信息中沒用的部分加以清理掃除;

⑻    對自己內在涵養中壞的、落後的、消極的部分或改正或屏棄;

⑼    對自己外在表現中不健康的、不得體的、不美好的部分加以改正;

清潔

⑽    經常做整理、整頓、清掃的循環,始終保持對外來信息的去偽存真、吐故納新、分類整理的機製;

⑾    經常做整理、整頓、清掃的循環,始終保持對內在涵養的揚長避短機製;

⑿    經常做整理、整頓、清掃的循環,始終保持外在形象的健康、得體、美好;

教養

⒀    對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規章製度教育;

⒁    每個員工堅持“日三省乎己”,並積極投身於“每日兩次(班前班後各一次)三分鍾5S、每周一次5分鍾5S、每月一次10分鍾5S”活動。

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2、辦公桌、辦公椅


項  目內     容

整理

⑴    檢查是否有閑置桌椅,是否有破損桌椅;

⑵    檢查桌椅下是否經常打掃,是否幹淨整潔;

⑶    檢查桌椅是否均粘有物品標簽;

⑷    檢查桌麵,是否整齊、幹淨,是否有不該置於桌麵的物品或資料;

⑸    檢查抽屜內是否幹淨,資料或物品是否擺放整齊、合理;

整頓

⑹    將辦公室內桌椅擺放整齊;

⑺    將桌椅下方打掃幹淨,必須置於桌椅下方的物品必須堆放整齊;

⑻    整理桌椅標簽,缺失的補齊,汙損的更換刷新;

⑼    將桌麵的物品或資料,分類整理後合理擺放,機密資料不能置於桌麵,應收藏於抽屜或存檔;

⑽    將抽屜內物品分類分區整理擺放;

清掃

⑾    將閑置桌椅、破損桌椅清理出現場,或報廢或交回物品管理部門;

⑿    清掃桌椅下方地麵,將桌椅下方不潔物品、過期物品、私人物品清理出現場;

⒀    清掃桌麵,將過期資料、無效資料清除,屬於機密資料的應予銷毀;

⒁    清掃抽屜,將過期資料、無效資料清除,屬於機密資料的應予銷毀;

清潔

⒂    每天反複進行整理、整頓和清掃的3S小循環,以保持辦公桌椅的幹淨、整潔;

⒃    隨時自我檢查,互相檢查,定期不定期進行抽查;

⒄    對不符合的情況進行糾正;

教養

⒅    對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規章製度教育;

⒆    每個員工堅持“日三省乎己”,並積極投身於“每日兩次(班前班後各一次)三分鍾5S、每周一次5分鍾5S、每月一次10分鍾5S”活動。

 

3、會計資料


項  目內  容

整理

⑴    整理文件,區分有用與無用;

⑵    整理文件,區分不再使用與正在使用;

⑶    整理文件,區分未處理、正在處理與已經處理;

整頓

⑷    文件櫃應按存放文件的分類統一規劃與標識;

⑸    未處理完的文件應分類、擺放整齊;

⑹    處理完的文件應分類放入文件夾;

⑺    不再使用的文件應分類整理歸檔;

⑻    文件夾應有相應標識,每份文件均應有編號;

⑼    所有文件均應建立電腦索引;

清掃

⑽    對於無用的文件應區別不同密級進行清理銷毀;

⑾    破損文件應及時修複

清潔

⑿    每天反複進行整理、整頓和清掃的3S小循環,以保持辦公桌椅的幹淨、整潔;

⒀    隨時自我檢查,互相檢查,定期不定期進行抽查;

⒁    對不符合的情況進行糾正;

教養

⒂    對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規章製度教育;

⒃    每個員工堅持“日三省乎己”,並積極投身於“每日兩次(班前班後各一次)三分鍾5S、每周一次5分鍾5S、每月一次10分鍾5S”活動。

 

4、計算機等辦公設備


項  目 內    容

整理

⑴    檢查是否有閑置設備,是否有破損設備;

⑵    設備是否定期檢查保養;

⑶    設備內部、下方是否經常打掃,是否幹淨整潔;

⑷    檢查設備是否均粘有物品標簽;

整頓

⑸    將辦公室內設備擺放整齊,並做到位置固定、標誌明顯、拿放方便;

⑹    將設備內部和下方打掃幹淨,襯墊物疊放整齊;

⑺    整理設備標簽,缺失的補齊,汙損的更換刷新;

⑻    對設備定期檢修;

清掃

⑼    將閑置設備、破損設備清理出現場,或報廢或交回物品管理部門;

⑽    清掃設備內部和下方,將灰塵、髒物清理出來;

清潔

⑾    每天反複進行整理、整頓和清掃的3S小循環,以保持辦公設備的幹淨、整潔;

⑿    隨時自我檢查,互相檢查,定期不定期進行抽查;

⒀    對不符合的情況進行糾正;

教養

⒁    對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規章製度教育;

⒂    每個員工堅持“日三省乎己”,並積極投身於“每日兩次(班前班後各一次)三分鍾5S、每周一次5分鍾5S、每月一次10分鍾5S”活動。

 

5、公共場所、公共設施


項  目  內      容

整理

⑴    檢查是否有破損或汙穢的公共場所或設施(門、窗、地板、天花板、牆壁、過道、洗手間等);

⑵    公共場所、公共設施是否定期檢查保養;

⑶    應有標誌的公共場所、公共設施是否有明顯標誌;

整頓

⑷    將公共場所、公共設施打掃幹淨;

⑸    整理公共場所、公共設施標誌,缺失的補齊,汙損的更換刷新;

⑹    對公共場所、公共設施定期檢修;

清掃

⑺    破損或汙穢的公共場所與設施應清理,或報廢或提請修理;

⑻    清掃公共場所、公共設施,將灰塵、髒物清理出來;

清潔

⑼    每天反複進行整理、整頓和清掃的3S小循環,以保持辦公公共場所、公共設施的幹淨、整潔;

⑽    隨時自我檢查,互相檢查,定期不定期進行抽查;

⑾    對不符合的情況進行糾正;

教養

⑿    對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規章製度教育;

⒀    每個員工堅持“日三省乎己”,並積極投身於“每日兩次(班前班後各一次)三分鍾5S、每周一次5分鍾5S、每月一次10分鍾5S”活動。

 

(二)財務管理活動


財務管理活動主要包括:財務分析、財務計劃、投資管理、流動資金管理、股利分配管理、資本管理、並購與控製、重整與清算、成本管理與控製等管理活動。


現以流動資金管理中現金管理和應收賬款管理為例說明5S活動在財務管理活動中的應用:


1、現金(資金)管理


項  目內          容

整理

⑴    檢查現金存量的分布情況(庫存現金、各種銀行存款、在途現金、三月內到期的短期投資等)是否合理;

⑵    檢查現金的支出是否在計劃內,是否合理,收入計劃執行情況等;

⑶    檢查現金的短缺與溢餘;

整頓

⑷    調整現金存量的分布形式,使之比例適當;

⑸    根據事業計劃的變更及時調整現金收支計劃;

⑹    準確估計和使用現金的浮遊量;

⑺    加速催收賬款,保證並增加現金流入;

⑻    積極籌措資金,彌補現金的短缺;

清掃

⑼    對於不合理或超計劃的支出予以否定與整肅;

⑽    妥善處理現金的富餘量;

清潔

⑾    每天反複進行整理、整頓和清掃的3S小循環,以保證現金管理的有序、規範;

⑿    隨時自我檢查,互相檢查,定期不定期進行抽查;

⒀    對不符合的情況進行糾正;

教養

⒁    對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規章製度教育;

⒂    每個員工堅持“日三省乎己”,並積極投身於“每日兩次(班前班後各一次)三分鍾5S、每周一次5分鍾5S、每月一次10分鍾5S”活動。

 

2、應收賬款管理


項  目  內 容

整理

⑴    檢查客戶檔案是否健全;

⑵    經常核對會計核算記錄,檢查有無漏入帳、錯入帳、誤入戶頭等現象;

⑶    按月向客戶發送對帳單,核對有無未達賬項;

⑷    進行賬齡分析,按賬齡長短對客戶進行排序;

整頓

⑸    建立健全客戶檔案;

⑹    根據營銷策略、客戶資信等因素製定收賬政策;

⑺    根據營銷合同的收款條件、結算方式、付款時間等條款及時催收賬款;

⑻    針對賬齡分析的結果正確評估發生壞賬的可能性;

清掃

⑼    對於無望收回的款項,應及時清理核銷;

⑽    對於資信極差的客戶,應建議停止交易轉入訴訟程序;

清潔

⑾    每天反複進行整理、整頓和清掃的3S小循環,以保證應收賬款核算與管理的有序、規範;

⑿    隨時自我檢查,互相檢查,定期不定期進行抽查;

⒀    對不符合的情況進行糾正;

教養

⒁    對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規章製度教育;

⒂    每個員工堅持“日三省乎己”,並積極投身於“每日兩次(班前班後各一次)三分鍾5S、每周一次5分鍾5S、每月一次10分鍾5S”活動。

 

在具體的財務部門的管理實踐中,5S活動是否能實施成功,主要看第5個S(教養)實施得如何。隻要5S的精神能根植於每位員工的心中,5S活動就一定能取得成效。


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